3. COMPONENTES DE MICROSOFT OFFICE 2007

 Las aplicaciones de Office 2007 presentan los siguientes elementos:

3.1 Botón de Office

En la versión Microsoft Office 2007 aparece el nuevo botón de Office, en la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones, desde ahí se accede a los comandos básicos del antiguo menú Archivo como Abrir, Guardar, e Imprimir, y a otros nuevos como Finalizar o Publicar. Este botón aparece en los siguientes programas de Microsoft Office 2007: Word, Excel, PowerPoint y Access, y está disponible en las ventanas de los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook 2007.

El botón de Office incluye los siguientes comandos:

- Nuevo. Crea un archivo nuevo.

- Abrir. Se abre en el Explorador la carpeta Mis documentos, donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar. 

- Guardar. Nos presenta diferentes opciones de cómo guardar un documento.

Dependiendo de la aplicación con la que estemos trabajando, al guardar se creará un archivo con la extensión .docx, .xlsx, .accdb, .pptx, que se corresponden con archivos de Word, Excel, Access o de PowerPoint respectivamente, nos permite decidir en qué tipo de archivo se va a salvar el documento, con distintas extensiones de archivo dependiendo de la versión de Office. También es posible definir dónde se guardan los archivos y cada cuánto tiempo se salva información de autorrecuperación.

- Guardar como. Este comando se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente de la original o en un formato diferente al de Office 2007, es posible que necesitemos en un momento dado guardar un documento con el formato de alguna versión anterior de Office.

En Opciones generales podemos proteger el archivo con contraseñas de apertura o escritura. Además, podemos comprimir el tamaño de las imágenes según la utilidad que vayamos a darle al documento: enviarlo por mail, utilizarlo en un proyector o visualizarlo por pantalla. El cuadro de diálogo de Guardar como es común en Word, Excel y Powerpoint.

En Access solamente aparece a disposición del usuario el tipo de base de datos a guardar y otras posibilidades que veremos más en detalle en su momento.

- Imprimir. Al hacer clic en este comando, aparecen las siguientes opciones:

- Imprimir mediante cuadro de diálogo, seleccionando la impresora y las opciones de  número de copias, páginas a imprimir, etc.

- Impresión rápida: envía directamente el documento a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio.

- Vista preliminar: muestra la previsualización de la página o páginas que deseamos imprimir.

- Preparar. Prepara el documento para su distribución. Es similar en Word. Excel y PowerPoint. Dispone de las siguientes opciones:

- Propiedades; administra las propiedades del documento.

- Inspeccionar documento: comprueba si hay información del usuario. texto oculto o metadatos en el documento.

- Cifrar documento: se agrega seguridad añadiendo cifrado al archivo.

- Restringir permiso: permisos de editar, copiar e imprimir restringidos dependiendo de la necesidad. Agregar una firma digital: asegura la integridad del documento agregando una firma digital no visible. 

- Marcar como final: establece el documento como versión definitiva y de solo lectura.

- Ejecutar comprobador de compatibilidad: se comprueba si se puede utilizar el archivo en versiones anteriores de Office.

- Enviar. Envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word. Excel y PowerPoint. 

- Correo electrónico: envía directamente por mail el archivo abierto de la aplicación.

- Fax de Internet: se envía el documento como si fuese un fax. Es necesario suscribirse al servicio de fax de Internet.

- Publicar. Prepara el documento para su distribución. Es común para Word y Excel. Tiene las siguientes opciones: 

- Blog: crea una nueva entrada de blog con el contenido del documento.

- Servidor de administración documental: se guarda el documento para ser compartido en un servidor de administración documental. 

- Crear área de trabajo del documento: es muy útil para trabajar de modo compartido con un archivo y mantener una copia sincronizada.

- Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este. 

- Salir. Se sale de la aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar.

Las opciones del botón de Office cambian según la aplicación con la que trabajamos. Si haces clic en Opciones de Word dentro del botón de Office aparecen las opciones de esta aplicación divididas en distintas categorías. 

Así, a través de este menú es posible:

- Mostrar la barra de herramientas.

- Habilitar vistas previas.

- Cambiar el color de la aplicación. 

- Configurar el idioma. Con esta interesante opción, puede seleccionarse el idioma, lo cual determinará cuál será el corrector a aplicar en el texto además de otras características.

Entre las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las páginas y distintas opciones de impresión.

Finalmente, a través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.

Otros menús, mucho más específicos, accesibles a través de Opciones de Word son Complementos, Centro de confianza y Recursos.

3.2 Barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido aparece a la derecha del botón de Office. Puede personalizarse. A priori aparecen los más utilizados de Microsoft Office: Nuevo, Abrir, Guardar, Vista preliminar, etc. Puede situarse en distintas posiciones, encima o debajo de la cinta de opciones, haciendo clic sobre el respectivo comando, se le pueden a o minimizarla.

3.3. Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las grandes novedades en el aspecto visual de Microsoft Office 2007 y sustituye a los menús y las barras de herramientas principales de Office 2003.

Se encuentra en todas las aplicaciones de Office 2007 excepto en Outlook, donde solo aparece en las ventanas de redacción y lectura de un mensaje de correo electrónico, una tarea, un contacto o un elemento del calendario.

La distribución de la cinta de opciones es intuitiva y de fácil manejo, presenta fichas, grupos de comandos dentro de cada ficha y la posibilidad de mostrar un cuadro de diálogo de cada uno de los comandos.

Entre las fichas que contiene la cinta de opciones destacan: Inicio, Insertar, Diseño de página, etc. Se visualizarán unas u otras dependiendo de la aplicación de Office 2007 con la que estemos trabajando, Word, Excel, PowerPoint, Access, etc., aunque muchas de ellas son comunes a todas. Igualmente, observamos que, al pasar el ratón sobre cada una de las fichas, éstas se remarcan. También aparecen previsualizaciones de los formatos dados a la fuente de los textos sin necesidad de cerrar los cuadros de diálogos.

Además de las fichas que se ven en la cinta de opciones cuando se inicia una aplicación, existen fichas que aparecen solo cuando se necesitan. Estas fichas son las herramientas contextuales y las fichas de programas.

3.4 Barra de estado

La barra de estado aparece en la parte inferior de las ventanas de las aplicaciones de Microsoft Office 2007. La barra de estado consta de las siguientes partes:

- Barra de Zoom. Aparece en el extremo derecho de la barra. Nos permite establecer el nivel del zoom con el que deseamos ver la presentación, documento de texto, hoja de cálculo, etc., 

- Junto al control deslizante de zoom aparecen botones que nos muestran distintos modos o vistas del documento. En Word, las opciones de vista disponibles son Lectura de pantalla completa, Diseño de impresión, etc. En Excel, por su parte, tenemos Vista previa, Diseño de página, Normal, etc. 

- La barra de estado puede ser personalizada. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella, aparece un menú contextual con todas las posibilidades de personalización. Simplemente con marcar y desmarcar personalizamos la barra.

Estas opciones de la barra de estado varían según la aplicación de Office con la que estemos trabajando.

3.5. Panel de exploración

El panel de exploración no aparece en todas las aplicaciones de Office 2007. En las que sí se utiliza este panel son: Access y PowerPoint, además de en Outlook.

Al abrir una de estas aplicaciones, este panel de exploración se halla a la izquierda de la pantalla. En el caso de Access, presenta los objetos que integran la base de datos: tablas, consultas, formularios, etc. En el caso de PowerPoint, el panel de exploración presenta las distintas diapositivas que componen la aplicación.

Además, como casi todo en Microsoft Office, haciendo clic con el botón derecho sobre el panel en el menú contextual, el panel de exploración también puede ser personalizado en función de las necesidades de cada usuario.

2. INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE APLICACIONES INFORMÁTICAS

Las aplicaciones informáticas cubren las necesidades de las empresas de ser efectivas y tener una buena gestión.

2.1. Necesidades de los entornos de explotación

Una aplicación informática debe cubrir las necesidades de la empresa, para ello debe realizar un estudio, algo que es complejo, un proceso largo. Para ello realiza entrevistas con la empresa, recoge los requerimientos que la aplicación deba cumplir, y sienta las bases para la creación del software

Para saber cómo se debe comportar la aplicación es necesario analizar la información acerca de la empresa. Es importante conocer datos como:

- Los departamentos en los que está dividida la empresa.

- Las funciones que lleva a cabo cada departamento. 

- Las políticas de seguridad que se llevarán a cabo en cuanto a protección física del hardware, copias de seguridad, etc., así como a la seguridad de contraseñas, usuarios, protección contra accesos no autorizados, etc. Esto es lo que se denomina seguridad lógica.

- Las necesidades de formación de los usuarios, que se tratarán más adelante.

Con el paso de los años y el avance de las tecnologías las necesidades físicas han ido también cambiando. Los ordenadores precisaban antes de un mayor espacio físico, en unas condiciones adecuadas, en la actualidad, estas condiciones han cambiado debido a la miniaturización de los componentes físicos de cualquier ordenador, ya caben en racks o armarios.

2.2 Requisitos mínimos del sistema

Con el fin de minimizar fallos, antes de instalar una aplicación en un ordenador, hay que comprobar que cumple con los requisitos tanto de software como de hardware necesarios, así evitamos una instalación errónea o incompleta o incluso, la imposibilidad de instalación.

Las características del ordenador a tener en cuenta al instalar una aplicación serían:

- Requerimientos de memoria RAM, procesador y espacio en disco duro. 

- Necesidades de recursos gráficos, tarjeta de vídeo, etc. Existen aplicaciones, por ejemplo las de diseño gráfico profesional, que demandan mucho estos recursos. 

- Sistemas operativos con los que trabajan las aplicaciones. 

- Determinar si la aplicación trabajará con múltiples usuarios o no.

Los requerimientos de las aplicaciones son muy variables y dependerán del tipo de aplicación. Unas requieren más memoria RAM, otras más procesador, recursos de vídeo (tarjeta gráfica, etc.) o más espacio libre en disco duro.

La instalación de Microsoft Office 2007 es sencilla y permite seleccionar qué aplicaciones del paquete se van a instalar. Los requisitos mínimos del sistema son:

- Equipo y procesador de 500MHz o superior.

- Memoria 256 MB de RAM como mínimo.

- Disco duro 1,5 GB. Una parte de este espacio se liberará después de la instalación si se elimina del disco duro el paquete de descarga original.

- Unidad de CD-ROM o DVD.

- Monitor con una resolución de 1024 x 768 o superior.

- Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2. Windows Server 2003 con SP1 o posterior.

Esta información técnica y otra información útil la puedes encontrar en la página web oficial de Microsoft.

2.3 Procedimientos de Instalación y configuración

Los asistentes para instalar una aplicación nos guían en el paso a paso, antes de realizar la instalación de cualquier aplicación, es necesario evaluar el impacto que esta tendrá sobre el sistema donde se instalará, algo obligatorio cuando se instala más de un sistema operativo en un mismo ordenador. Aunque Office 2007 no implica grandes cambios en el sistema, si es aconsejable desinstalar las versiones anteriores.

Para instalar una aplicación, comprobamos que nuestro ordenador cumple los requisitos de los recursos. Basta con hacer clic con el botón derecho en el icono Mi PC del escritorio y luego en Propiedades Aparecen las características técnicas de nuestro ordenador.

Para detallar el proceso de instalación de una aplicación nos basaremos en la instalación de Office 2007, siguiendo los siguientes pasos:

1. Desinstalar versiones previas de Office.

2. Insertar el DVD de instalación de Office 2007. 

3. Seguir los pasos guiados de instalación, que serán los siguientes:

- Insertar la clave del producto (el software no gratuito requiere clave para la instalación).

- Establecer la ubicación en nuestro equipo de los archivos del programa, lo recomendable es que se dejen en la carpeta o ruta determinada por defecto en la instalación, que en este caso es: C:\Archivos de programa\Microsoft Office. 

- Elegir las aplicaciones y componentes de Office 2007 que se quieren instalar: Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook.

- Desde este momento y hasta el final de la instalación responderemos a las preguntas que vayan surgiendo.

4. Reiniciar el ordenador cuando termine la instalación.

En el menú Inicio, en la opción de Todos los programas, se habrá creado el grupo de iconos de Office 2007, donde pueden observarse todos los componentes de Office que se instalaron. Después de la instalación de una aplicación se puede realizar su configuración, es posible configurar varias opciones de Word, como la autocorrección o la ortografía.

Cada aplicación de Office tiene su propio menú de Propiedades donde podemos ajustarlas según nuestras necesidades.

2.4. Técnicas de asistencia al usuario

Para lograr un rendimiento óptimo de la aplicación hay que formar a los futuros usuarios en el manejo de la misma, impartidos por sus desarrolladores, con la documentación necesaria para su instalación y puesta en marcha, con pautas sobre las posteriores actualizaciones y detalles del servicio postventa.

Si hablamos de una aplicación hecha a medida debe ir acompañada de un manual para el usuario, con toda la información precisa y la formación adecuada para su uso diario.

Un buen curso para usuarios de la aplicación debe cumplir estos requisitos:

- Identificar los tipos de usuarios.

- Detectar sus necesidades de formación en grupos según su perfil.

- Establecer los contenidos de formación de los niveles del curso. 

- Organizar y evaluar el curso.

No es hasta que no se trabaja con la aplicación cuando se empiezan a detectar las incidencias o problemas derivados de un uso. Para ello se recurriría a la asistencia a las empresas clientes, en forma de proyecto de mantenimiento o bien mediante asistencia telefónica, todo dependiendo de lo complicado de la incidencia técnica. Si la aplicación informática es el resultado de un análisis y desarrollo prolongado, se suele optar por proyectos de mantenimiento. En cambio, si la aplicación es una herramienta informática estándar, lo normal es la asistencia telefónica o, si la incidencia es grave, a domicilio.

APLICACIONES INFORMÁTICAS

 1. Concepto de aplicaciones ofimáticas

Las aplicaciones informáticas son aquellas herramientas que nos permiten realizar un trabajo en un ordenador. Según la RAE, Software es el conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora.

La ofimática es el conjunto de aplicaciones que nos facilitan las gestiones que se pueden hacer en una oficina empleando para ello un ordenador. Su uso es, más que habitual, imprescindible para casi todas las gestiones de nuestra cotidianeidad, sobre todo en tareas administrativas.

Las aplicaciones más comunes son los procesadores de texto, las hojas de cálculo, los gestores de bases de datos, los gestores de presentaciones y finalmente, los de correo electrónico.

El software más usado es Microsoft Office, un conjunto de aplicaciones cuyo uso se ha extendido, para ir dejando paso a otras de software libre, como Open Office o Lotus SmartSuite. Hay soluciones para el usuario final y paquetes más elaborados para empresas.

Existen otros tipos de aplicaciones más especializadas, con soluciones avanzadas, los ERP (Enterprise Resource Planning, es decir, sistema de gestión empresarial) y los CRM (Customer Relationship Management, gestión de relaciones con el cliente). Su gran ventaja es la versatilidad, los programadores realizan los aplicativos adaptándose a las necesidades del cliente y el producto. Son caros, pero muy necesarios, para ello, analizan exhaustivamente el proyecto hasta adecuarlo a la finalidad del negocio.

Este blog nos ayudará a conocer los orígenes de Internet. Aprenderemos sobre las funcionalidades de Internet y de los distintos tipos de navegadores más conocidos.

Vamos a ver cómo realizar una búsqueda eficaz de información en Internet, como comprimir y descomprimir archivos.

Realizar descargas de manera segura. 

Organizar los archivos en nuestro ordenador. 

Nos vamos a adentrar en las raíces de las redes sociales (RRSS)