Las aplicaciones informáticas cubren las necesidades de las empresas de ser efectivas y tener una buena gestión.
2.1. Necesidades de los entornos de explotación
Una aplicación informática debe cubrir las necesidades de la empresa, para ello debe realizar un estudio, algo que es complejo, un proceso largo. Para ello realiza entrevistas con la empresa, recoge los requerimientos que la aplicación deba cumplir, y sienta las bases para la creación del software
Para saber cómo se debe comportar la aplicación es necesario analizar la información acerca de la empresa. Es importante conocer datos como:
- Los departamentos en los que está dividida la empresa.
- Las funciones que lleva a cabo cada departamento.
- Las políticas de seguridad que se llevarán a cabo en cuanto a protección física del hardware, copias de seguridad, etc., así como a la seguridad de contraseñas, usuarios, protección contra accesos no autorizados, etc. Esto es lo que se denomina seguridad lógica.
- Las necesidades de formación de los usuarios, que se tratarán más adelante.
Con el paso de los años y el avance de las tecnologías las necesidades físicas han ido también cambiando. Los ordenadores precisaban antes de un mayor espacio físico, en unas condiciones adecuadas, en la actualidad, estas condiciones han cambiado debido a la miniaturización de los componentes físicos de cualquier ordenador, ya caben en racks o armarios.
2.2 Requisitos mínimos del sistema
Con el fin de minimizar fallos, antes de instalar una aplicación en un ordenador, hay que comprobar que cumple con los requisitos tanto de software como de hardware necesarios, así evitamos una instalación errónea o incompleta o incluso, la imposibilidad de instalación.
Las características del ordenador a tener en cuenta al instalar una aplicación serían:
- Requerimientos de memoria RAM, procesador y espacio en disco duro.
- Necesidades de recursos gráficos, tarjeta de vídeo, etc. Existen aplicaciones, por ejemplo las de diseño gráfico profesional, que demandan mucho estos recursos.
- Sistemas operativos con los que trabajan las aplicaciones.
- Determinar si la aplicación trabajará con múltiples usuarios o no.
Los requerimientos de las aplicaciones son muy variables y dependerán del tipo de aplicación. Unas requieren más memoria RAM, otras más procesador, recursos de vídeo (tarjeta gráfica, etc.) o más espacio libre en disco duro.
La instalación de Microsoft Office 2007 es sencilla y permite seleccionar qué aplicaciones del paquete se van a instalar. Los requisitos mínimos del sistema son:
- Equipo y procesador de 500MHz o superior.
- Memoria 256 MB de RAM como mínimo.
- Disco duro 1,5 GB. Una parte de este espacio se liberará después de la instalación si se elimina del disco duro el paquete de descarga original.
- Unidad de CD-ROM o DVD.
- Monitor con una resolución de 1024 x 768 o superior.
- Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2. Windows Server 2003 con SP1 o posterior.
Esta información técnica y otra información útil la puedes encontrar en la página web oficial de Microsoft.
2.3 Procedimientos de Instalación y configuración
Los asistentes para instalar una aplicación nos guían en el paso a paso, antes de realizar la instalación de cualquier aplicación, es necesario evaluar el impacto que esta tendrá sobre el sistema donde se instalará, algo obligatorio cuando se instala más de un sistema operativo en un mismo ordenador. Aunque Office 2007 no implica grandes cambios en el sistema, si es aconsejable desinstalar las versiones anteriores.
Para instalar una aplicación, comprobamos que nuestro ordenador cumple los requisitos de los recursos. Basta con hacer clic con el botón derecho en el icono Mi PC del escritorio y luego en Propiedades Aparecen las características técnicas de nuestro ordenador.
Para detallar el proceso de instalación de una aplicación nos basaremos en la instalación de Office 2007, siguiendo los siguientes pasos:
1. Desinstalar versiones previas de Office.
2. Insertar el DVD de instalación de Office 2007.
3. Seguir los pasos guiados de instalación, que serán los siguientes:
- Insertar la clave del producto (el software no gratuito requiere clave para la instalación).
- Establecer la ubicación en nuestro equipo de los archivos del programa, lo recomendable es que se dejen en la carpeta o ruta determinada por defecto en la instalación, que en este caso es: C:\Archivos de programa\Microsoft Office.
- Elegir las aplicaciones y componentes de Office 2007 que se quieren instalar: Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook.
- Desde este momento y hasta el final de la instalación responderemos a las preguntas que vayan surgiendo.
4. Reiniciar el ordenador cuando termine la instalación.
En el menú Inicio, en la opción de Todos los programas, se habrá creado el grupo de iconos de Office 2007, donde pueden observarse todos los componentes de Office que se instalaron. Después de la instalación de una aplicación se puede realizar su configuración, es posible configurar varias opciones de Word, como la autocorrección o la ortografía.
Cada aplicación de Office tiene su propio menú de Propiedades donde podemos ajustarlas según nuestras necesidades.
2.4. Técnicas de asistencia al usuario
Para lograr un rendimiento óptimo de la aplicación hay que formar a los futuros usuarios en el manejo de la misma, impartidos por sus desarrolladores, con la documentación necesaria para su instalación y puesta en marcha, con pautas sobre las posteriores actualizaciones y detalles del servicio postventa.
Si hablamos de una aplicación hecha a medida debe ir acompañada de un manual para el usuario, con toda la información precisa y la formación adecuada para su uso diario.
Un buen curso para usuarios de la aplicación debe cumplir estos requisitos:
- Identificar los tipos de usuarios.
- Detectar sus necesidades de formación en grupos según su perfil.
- Establecer los contenidos de formación de los niveles del curso.
- Organizar y evaluar el curso.
No es hasta que no se trabaja con la aplicación cuando se empiezan a detectar las incidencias o problemas derivados de un uso. Para ello se recurriría a la asistencia a las empresas clientes, en forma de proyecto de mantenimiento o bien mediante asistencia telefónica, todo dependiendo de lo complicado de la incidencia técnica. Si la aplicación informática es el resultado de un análisis y desarrollo prolongado, se suele optar por proyectos de mantenimiento. En cambio, si la aplicación es una herramienta informática estándar, lo normal es la asistencia telefónica o, si la incidencia es grave, a domicilio.
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